El proceso de certificarse en ISO 9001:2015 no es complicado, consiste en una serie de pasos y actividades donde la organización, sintetiza sus operaciones por medio de documentación, estandarización de procedimientos, medición y control de indicadores, lo cual resulta una herramienta clave para la toma estratégica de decisiones.
Etapa 1. Diagnóstico
Luego de tomar la decisión de certificarse, se debe realizar un diagnóstico inicial con respecto a la norma ISO 9001:2015, en este se contrastará la situación actual de los procesos, la información existente, quiénes son los responsables y qué registros se generan. En caso de que la organización no cuente con el conocimiento para dicho proceso, puede contratarlo externamente, igualmente que contratar un software de calidad para el cumplimiento de la norma ISO 9001, esto no sólo facilitara la implementación sino también, hoy en día software para la norma ISO 9001 como P4bot para normas ISO, se integran a otras plataformas vía API y evitan reprocesos como volver a llenar formatos de calidad luego de enviar una cotización o factura, entre muchos otros beneficios.
Etapa 2. Implementación
Después de este diagnóstico, el representante de la dirección, junto con el consultor, realizan un análisis de la información y registros actuales, con esto se podrá preparar conjuntamente el plan de trabajo a realizar, para con esto documentar la información necesaria para el cumplimiento de la norma. A continuación el responsable de la gestión de la calidad o alguien externo, realiza una etapa de sensibilización en la organización, por medio de la cual se buscara generar empatía y motivación con el proyecto, teniendo como objetivo crear un ambiente de mejora, crecimiento y desarrollo profesional que son parte de la gestión de calidad. Luego de esta etapa, el líder del proyecto o consultor, asesora a los colaboradores de la organización sobre la metodología a usar y los objetivos del proyecto, de tal manera que el ambiente organizacional sea el adecuado para introducir algún cambio que hubiere lugar y donde toda la organización comprenda que este cambio se enfoca en mejorar la satisfacción del cliente y hacer más fácil los procesos.
Después de la ejecución del plan de trabajo, se culmina esta etapa de la implementación de cambios para cumplir con los requisitos previos a la certificación de la norma ISO 9001:2015.
Actualmente las empresas cuentan con muchas herramientas para la automatización de procesos, servicios en la nube, inteligencia artificial y otras que aumentan su potencial si son enfocadas en la calidad, el cumplimiento de los estándares y los requisitos en general de la norma ISO 9001 u otras. Estos tienen en común, que requieren un almacenamiento de la información confiable, que permita la disponibilidad tanto de registros de datos y evidencia, como también poder difundir las buenas prácticas relacionadas con el cumplimiento de procesos, instructivos y todo lo que haga falta para facilitar a las personas sus tareas relacionadas con el sistema de gestión. Conoce más de P4bot para normas ISO.
Etapa 3. Verificación
Para evaluar la correcta implementación de las actividades realizadas, la norma indica que debe realizarse una auditoría interna. Para esta se debe escoger un auditor idóneo, teniendo en cuenta aspectos además de la imparcialidad y objetividad con respecto a la implementación del proceso, como por ejemplo: tamaño de la organización, industria donde se hace la auditoría, requisitos de certificación y nivel de confianza requerido. El objetivo de la auditoría interna, es evaluar la conformidad con respecto a la norma, como también permite asegurarse previamente a la visita del ente certificador que se cumplen con los requisitos, recordemos que es a quien se podrá demostrar por medio de evidencias objetivas, que existe la documentación requerida y que los registros demuestran que dicha documentación, está implementada y en vigencia.
La auditoría realizada, tiene como producto final la elaboración de un informe de auditoría basado en la norma ISO 9001:2015, que debe contener la siguiente información: Objetivo, alcance, asistentes, equipo auditor, desarrollo de la auditoría, conclusiones, distribución del informe, confidencialidad, seguimiento del proceso de auditoría y anexos.
Etapa 4. Cumplimiento
En el resultado de la auditoría se encuentran hallazgos que serán de 3 tipos: No Conformidad, desviación u Observación:
No Conformidad: El incumplimiento de un requisito que puede afectar directamente la calidad del producto y se debe proceder a solucionar de inmediato por medio de una Acción Correctiva.
Desviación: donde el incumplimiento de un requisito no afecta directamente a la calidad del producto, son fallos aislados, no sistemáticos y no requieren una solución inmediata.
Observación: Hallazgo que no incumple un requisito de la norma o del cual no hay evidencia objetiva, pero que implicará un alto riesgo futuro.
Etapa 5. Certificación
Posteriormente de cumplir con los requisitos, se procederá a solicitar una auditoría externa para la certificación en la norma ISO 9001:2015. Luego de obtener la certificación, es cuando lo mejor empieza, sigue el camino del mejoramiento continuo, enfocándose la organización, en las directrices para el mantenimiento y mejoramiento del sistema.
Al finalizar este proceso la organización debería estar enfocada al cliente, lograr mayor confianza de los stakeholders, mejorar su posición competitiva en el mercado y finalmente aumentar la lealtad de los clientes.
Escrito por Daniel Díaz Jiménez.
